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25/04/2017
Dicas para reuniões mais produtivas

Autor: Julio Vieira Júlio Vieira, executivo de Marketing

ELE ESTÁ EM REUNIÃO !



Cliente A: Bom dia. O Renato está, por favor? Gostaria de fazer um pedido urgente.

Atendente: Bom dia. Ele está em reunião. O senhor poderia ligar mais tarde?

As reuniões são canais de comunicação muito efetivos, principalmente quando o objetivo for iniciar um projeto, fazer feedback para realinhar e reorientar, evidentemente para avaliar o desempenho e também quando da conclusão de um projeto.

A prática equilibrada da realização de reuniões nas organizações independente do seu ramo de atuação e tamanho.

As reuniões não devem jamais substituir o acompanhamento da liderança.

O objetivo é apresentar alternativas para que a sua empresa obtenha o máximo de retorno dessa modalidade de trabalho e gerenciamento, quando se fizer necessária.

Confira as principais alternativas para que as empresas obtenham o máximo de retorno dessa modalidade de trabalho e gerenciamento.

Reunião é um processo gerencial?

Cliente A: Bom dia. O Renato está, por favor? Gostaria de fazer um pedido urgente.

Atendente: Bom dia. Ele está em reunião. O senhor poderia ligar mais tarde?

Cliente B: Boa tarde. Aqui é Schmitt, da empresa Royal. Preciso falar com Roberta, gerente da conta da nossa empresa. Estamos em busca de informações sobre uma verba para capital de giro.

Atendente: Olha Sr. Schmitt, esse assunto é só com Roberta. Mas durante toda a tarde ela estará em reunião. Tente ligar amanhã a partir das 10h.

Quantas vezes você já vivenciou situações como essas nos últimos 12 meses? E como você se sentiu? Satisfeito, prestigiado, menosprezado?

Reuniões são importantes, claro. Mas não há como negar que a sua quantidade mais atrapalha do que ajuda: são longas, fazem com que os colaboradores percam parte do expediente e podem não resolver os problemas que motivaram o próprio encontro.

E estamos falando de reuniões presenciais ou virtuais. Você já se perguntou a razão de tantas reuniões? Não, nem sempre é falta de organização e de planejamento estratégico. Os motivos podem ser inúmeros. E não se discute aqui a importância das reuniões internas. O que se quer debater e repensar é a sua frequência e tempo de duração!

Reunião ? Procedimento gerencial ou de comunicação?

Importância da comunicação

Em sua empresa a reunião ainda é a forma mais eficaz de comunicação organizacional ? Mais eficaz do que quadro de avisos, audiovisual nos refeitórios, e-mail, SMS, WhatsApp e jornal impresso interno?

Para você, a reunião é a melhor forma para coletar as novas ideias, opiniões e sugestões dos colaboradores em seus diversos níveis? Melhor do que a pesquisa de clima/satisfação, do que as entrevistas semestrais de avaliação de desempenho e demais técnicas utilizadas para ?ouvir? a equipe?

Vale lembrar que o ato de comunicar não deve ser visto apenas como um processo de transmissão de informações, mas, também, como uma maneira de possibilitar o entendimento da mensagem e entre as pessoas. A comunicação é um processo imprescindível em qualquer organização que vise a realização de ações coordenadas entre os seus diferentes níveis.

Solução de problemas

Em muitas empresas, as reuniões são percebidas como um espaço/momento destinado apenas para resolver problemas emergenciais.

Não são vistas como um procedimento estabelecido e planejado, em que devem ocorrer discussões, reflexões, manifestações de expectativas, opiniões e sentimentos, e ainda para promover uma maior integração entre os membros da equipe.

No entanto, por meio das reuniões podem ser trocadas ideias e experiências, tornar-se um espaço para estudos e divulgação de conhecimentos, o que implica crescimento para toda a equipe e melhoria da qualidade do serviço prestado ao cliente.

Pergunta importante:

Em sua organização, as reuniões se tornaram um procedimento banalizado ou valorizado com alto valor agregado?

Motivos para se reunir

Quais os motivos que levam as organizações a promoverem reuniões? São diversos, é claro, mas dentre os que mais ocorrem podem ser citados os seguintes tipos:

Solucionadora: para resolver problemas.

Motivacional: para dar feedback e cumprimentar os que apresentaram bom desempenho.

Informativa: para expor novidades de mercado e apresentar desempenhos.

Integrativa: priorizar a boa comunicação, visando a produtividade.

Orientativa: para esclarecer não conformidades.

Confraternização: para comemorar datas festivas.

Quais desses motivos para se reunir é o mais recorrente em sua empresa?

Contraponto das reuniões

Tantas reuniões são realmente vitais? Podem ser mais espaçadas? Podem ser mais curtas?

Podem envolver menos profissionais de sua equipe?

Se a sua empresa já possui um plano estratégico, planos táticos por departamentos e setores, tem cronograma de implementação das atividades e os respectivos responsáveis por isso, tem orçamento detalhado e data definida de execução dos projetos de acordo até mesmo com o fluxo de caixa, os gerentes têm liberdade de decisão e muito mais, então quais seriam as razões da existência de tantas e demoradas reuniões?

Vamos, juntos, imaginar algumas possíveis razões, além dos motivos já citados?

Apesar de haver um plano aprovado e consensado, nada se faz sem a aprovação de um colegiado ou do presidente.

Há muitos problemas de produto e logística que acontecem no dia a dia e que não estavam previstos.

Os concorrentes semanalmente trazem ao mercado novas promoções e alterações de preços.

Determinados setores internos passaram a enfrentar problemas de não conformidade em decorrência de insumos externos e/ou de problemas motivacionais e disciplinares da equipe.

Há novos produtos e serviços a serem pesquisados, desenvolvidos e lançados.

Novos projetos serão iniciados.

Custos x benefícios das reuniões

A sua empresa já pensou em quantificar em reais o resultado de cada reunião (custo x resultados financeiros gerados pelas decisões tomadas) e, ao final de cada ano fiscal, avaliar o seu impacto financeiro no orçamento do departamento e da empresa como um todo?

Há alguma norma formal utilizada pelos participantes das reuniões, para transmitir a cada respectiva equipe o teor das decisões tomadas e as ações a serem implementadas como decorrência, com prazo estabelecido e os respectivos responsáveis?

Estrutura para reuniões virtuais

Quais os recursos virtuais que a sua empresa emprega para realizar as reuniões não presenciais internas e externas?

Qual o grau de domínio de tais ferramentas pelos usuários? Eles obtêm o melhor retorno das facilidades disponibilizadas por essas ferramentas?

Hierarquia

As equipes que tomam decisões, diretrizes etc. em colegiado, representam um poder decisório, porém não se encontram representadas nos organogramas. Esse esboça a linha de poder decisório individual de cada cargo e em cascata, porém não em equipe.

Para algumas pessoas fazer parte de uma equipe, de um grupo que se reúne para trabalhar, para decidir, pode significar a sua própria sobrevivência, pela possibilidade de camuflar os seus fracassos pessoais, enquanto que para outras pode significar a possibilidade de atingir o sucesso.

Então isso nos conduz a alguns questionamentos:

Todos os participantes das reuniões têm o mesmo poder opinativo quando se faz necessária tomar uma decisão ou votar por determinado investimento?

Como os colaboradores internos e representantes percebem, comentam e valorizam as reuniões habituais como procedimento gerencial e decisório de sua empresa?

Eles entendem a importância delas?

E como sentem a ausência de seus superiores quando as reuniões são constantes e demoradas?

As atividades regulares diárias dos profissionais ficam suspensas enquanto eles se encontram em reunião ou alguém de sua equipe as executam?

Cliente e consumidor

Já que os clientes e consumidores, apesar de serem a razão de ser de uma empresa, não se encontram representados nos organogramas tradicionais, que apenas incluem os colaboradores e os seus respectivos graus de poder na estrutura, quem advoga pelos clientes e consumidores, quem se posiciona pelos seus interesses e direitos nas decisões tomadas em uma reunião, por exemplo?

E após implementada a decisão, qualquer que seja o impacto direto ou indireto sobre os clientes/consumidores, quem é o responsável por fazer o follow up, para averiguar se eles ficaram satisfeitos e/ou se beneficiaram de alguma forma com tais decisões?

Reuniões produtivas na prática

Modalidades mais comuns de reuniões

A seguir, vamos falar sobre alguns tipos mais comuns de reuniões. Não significa que sejam rigidamente esses modelos, mas de uma forma geral, eles englobam as possibilidades e variáveis a serem customizadas para cada empresa, situação e objetivo.

Em sua empresa as reuniões servem muito mais como procedimentos de gerenciamento e cobrança ou de comunicação interna? Qual deles é o mais significativo?

Estas categorias gerais englobam diferentes aspectos. Dentre eles, os seguintes: a necessidade de reuniões, também, para elogios; o fato de as reuniões, na maioria das vezes, ocorrerem com os níveis hierárquicos mais baixos apenas quando surgem problemas que, muitas vezes, mesmo com a sua realização, não são satisfatoriamente resolvidos; a falta de incentivo para que as reuniões ocorram periodicamente; os problemas de agendamento, pela existência do senso comum de que a sua ocorrência depende, unicamente, da iniciativa das chefias para serem agendadas.

Vamos lá!

Solucionadora: para resolver problemas ocorridos em algum setor, em algum cliente, em algum produto/serviço. Busca a opinião de técnicos e colaboradores com experiência no problema. A maioria das pessoas possui em seu interior a vontade de resolver tudo por conta própria, porém quando trabalham em grupo conseguem enxergar diferentes formas de soluções. Pessoas que trabalham em grupo podem conquistar a integração de ideias, para tomarem decisões mais completas e decisivas.

Motivacional: para dar feedback, apresentar metas, comparar resultados, premiar os destaques, cumprimentar os que apresentaram bom desempenho. Sempre para elogiar e jamais para repreender. A correção de desvios deve ser feita em particular. O contato entre as pessoas pode ser a forma ideal para analisar as tarefas atuais, objetivos e avanços, em especial nas empresas que não possuem planejamento e se possuem não o implementam ou difundem. Quando houver um plano detalhado e de conhecimento de todos, as reuniões do tipo ?o que fazer nesse mês? não se tornam necessárias, pois todos têm as suas responsabilidades e tarefas bem definidas.

Informativa: para expor aos colaboradores novidades de mercado, apresentar desempenhos, inovações processuais e mudanças estratégicas, novos produtos/serviços, promoções, parcerias operacionais com fornecedores ou clientes e outras novidades. Podem englobar toda a empresa ou um departamento. O uso dos atuais recursos de comunicação disponíveis substitui a maioria dos encontros presenciais, além de deixá-los gravados com som e imagem.

Integrativa: reúne gestores e colaboradores para fazer com que os objetivos e próximos passos sejam definidos e entendidos por todos, isso pensando sempre na boa comunicação, visando a produtividade. Quando há um bom planejamento e orçamento, difundidos em todos os níveis, tais encontros perdem a sua necessidade de frequência.

Orientativa: para esclarecer não conformidades relativas às normas de conduta da empresa, face à existência ou não de Manual de Condutas; desde que tenha sido algo relevante e que requeira a atenção de todos os colaboradores ou exclusivos de um departamento.

Confraternização: para comemorar datas festivas em geral, dentro de um calendário de eventos previamente elaborado pelo endomarketing. Mesmo se a reunião tiver caráter mais informal, o administrador responsável deverá se pronunciar sobre as razões da festa e sempre aproveitar para motivar e agradecer à equipe.

Organização das reuniões

Apesar de ser um procedimento de amplo domínio pelas empresas, é sempre útil rever a forma de planejar, organizar, conduzir e avaliar uma reunião. A cultura do negócio e as características do time têm de ser levadas em conta na hora de decidir como a reunião será feita. Se torna ainda mais adequado se for levado em conta o tipo da reunião antes de se iniciar a sua preparação. Tudo isso você já sabe, mas nem sempre pratica, não é?

Foco ? Antes de realizar a reunião é preciso saber quem é o público participante, o que será debatido e decidido e quais os resultados desejados. Para isso, o gestor deve elaborar uma agenda com os tópicos que serão tratados e prever a duração de cada um. Importante ter clareza e objetividade sobre os temas ? levar todas as informações necessárias a uma boa explanação. Ser rígido para evitar desvios nos tópicos em análise ? não fugir do assunto.

Local ? O local deve ser convenientemente equipado, de tamanho apropriado, confortável e com a temperatura ideal para o momento.

Resultados ? Ter claro quais são os resultados esperados da reunião. Definir muito bem qual é o objetivo da reunião para direcionar melhor a participação de todos e obter os frutos necessários. Eficiência na organização e eficácia dos resultados.

Horário ? Uma das maiores dificuldades na preparação de uma reunião é encontrar um horário adequado, que seja compatível com as possibilidades de todos os participantes. Para isso, deve-se entrar em contato com todas as pessoas que integram a equipe para estabelecer um horário comum, o que parece ser, frequentemente, negligenciado por ser algo complicado de fazer. As que se realizam fora do horário de trabalho de todos ou de alguns possíveis participantes, geram queixas, principalmente por não ser paga hora extra, ocorrerem em hora de descanso ou almoço ou em horário em que alguns colaboradores atuam em outro emprego.

Comunicação e comprometimento ? Consensar dia e horário com os participantes é tarefa difícil, mas deve haver uma garantia da presença de todos os que são vitais para os objetivos do encontro. Comunicar aos colaboradores no mínimo uma semana de antecedência a data, horário, lugar e de forma clara os objetivos da reunião; relacionar os assuntos a serem abordados e a duração. O convite/convocação deve conter uma lista com o nome e o setor de todos que irão participar. Documentos de apoio à reunião devem ser previamente enviados para todos os participantes. Todos os participantes precisam entender qual deve ser sua contribuição para a reunião.

Periodicidade ? Os intervalos entre os encontros dependerão do tipo da reunião, conforme anteriormente relacionados. Reuniões muito frequentes podem perder o clima de importância e serem banalizadas. As pessoas irão participar por obrigação e ficarão desatentas.

Condução

Tem sido prática na abertura a leitura de um breve texto ou exibição de vídeo (muito curto) para incentivar a reflexão e sensibilizar a todos para ouvir e opinar a respeito dos assuntos a serem discutidos.

Ler a ata do encontro anterior e apresentar o que foi realizado quanto às decisões tomadas.

Iniciar sempre na hora marcada e terminar no tempo determinado. Importante respeitar o tempo marcado.

As reuniões produtivas não devem ultrapassar os 60 minutos, para não se tornarem cansativas, manterem a objetividade e respeitarem a agenda profissional dos participantes.

O líder da reunião precisa ser firme para manter-se dentro do horário e da agenda proposta, sem permitir que um novo tópico atrapalhe.

Ser flexível para lidar com diferentes tons e estilos dos participantes.

Ser firme, para lidar com problemas e desavenças.

Ter mente aberta e receptiva para ouvir a opinião com a qual não concorda.

Ser equânime, dando a todos o direito de falar.

Ter poder de síntese das ideias expostas.

Deve ser incentivada a participação de todos, para expressarem opiniões sobre os assuntos abordados, desde que o grupo não ultrapasse a 20/25 pessoas.

Quando for levantada uma ideia/sugestão, incentivar os demais a debate-la ao invés de deixa-la exclusiva de quem a apresentou. E só passar para a próxima quando essa tiver sido esgotada.

Para o melhor proveito usar linguagem de fácil entendimento e considerar que haverá pessoas não habituadas com termos, expressões e siglas de outro departamento, bem como poderão participar profissionais com diferentes graus de escolaridade.

Anotar sugestões sobre futuros temas, duração, reclamações, etc. para que sejam respondidas o mais breve possível.

Elaborar uma ata sobre tudo o que foi debatido, decidido e os responsáveis, com os prazos para o próximo passo. Servirá para o follow up e para subsidiar a próxima reunião.

Pós reunião

Avaliar se as pessoas sentiram-se satisfeitas, realizadas, frustradas, irritadas, cansadas ou deprimidas durante a reunião, para assim corrigir os desvios.

Com base na ata serão determinadas as decisões tomadas. Deve existir uma relação entre a ação decidida por todos os participantes e a concretização dos resultados esperados; prática e não teoria.

Cada um receberá a tarefa que lhe compete e o prazo, para que se sintam participantes e responsáveis, tal como deve ser em uma administração compartilhada.

Pode ser criado um grupo de intranet, jornal interno ou avisos em quadros (conforme os níveis hierárquicos envolvidos) para que todos se mantenham informados sobre o andamento das ações e já conheçam as próximas etapas.

Assim, todos perceberão o comprometimento do gestor com a prática de uma agenda positiva e com o bom funcionamento da empresa, bem como com a importância do comprometimento dos colaboradores.



CONCLUSÕES

Esperamos, com essas reflexões, haver conseguido debater a prática equilibrada da realização de reuniões nas organizações, independente do seu ramo de atuação e tamanho.

Desejamos que as organizações repensem as suas condutas de reuniões, com o objetivo de propiciar um momento para que os encontros sejam percebidos como uma oportunidade de grande importância dentro do processo de trabalho.

Que se acabe com a sua banalidade e com a percepção de uma obrigação estafante e evitada com mil desculpas para não participar. Que os líderes consigam imprimir em todos o compromisso de trazer a cada encontro grandes contribuições para a empresa e cada colaborador em particular.

Aperfeiçoe o planejamento; detalhe mais os orçamentos; delegue; incentive o comprometimento da equipe com a satisfação dos clientes e por busca de resultados. Feito isso, avalie a frequência e duração das reuniões; priorize a eficácia delas, sejam gerenciais ou de comunicação; pense nos clientes e fornecedores que fazem contatos enquanto a equipe se encontra em reuniões; acabe com a sua banalidade; valorize, agregue valor a esses encontros; melhore a sua organização e em especial reduza os seus custos; maximize os resultados de cada reunião.

As reuniões são canais de comunicação muito efetivos, principalmente quando o objetivo for iniciar um projeto, fazer feedback para realinhar e reorientar, evidentemente para avaliar o desempenho e também quando da conclusão de um projeto.

As reuniões não devem jamais substituir o acompanhamento da liderança. Nesse aspecto, os próprios colaboradores devem ser incentivados a se reunirem durante o processo de um projeto até mesmo no próprio posto de trabalho, ou seja, fazerem o ?corpo-a-corpo? para que o processo não seja interrompido a todo e a qualquer momento, no aguardo da ocorrência de uma reunião deliberativa para a próxima etapa.

O estilo de liderança e o grau de maturidade e conhecimento dos integrantes no contexto em que a rotina é conduzida e/ou o projeto é executado, são determinantes para se obter o melhor retorno das reuniões e, principalmente, que elas facilitem o atingimento do resultado almejado!
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